武汉企业在办理中长期外债备案登记时，需要准备的文件可以概括如下几个方面：

营业执照：提供企业的营业执照副本及复印件，证明企业合法注册并具备经营资格。

组织机构代码证：如已多证合一，则无需单独提供。

税务登记证：或税号证明，证明企业已办理税务登记并具备纳税资格。

法定代表人身份证：提供企业法定代表人的身份证明文件。

财务报表：包括企业近三年的资产负债表、利润表和现金流量表等，这些报表需经过审计，并由会计师事务所出具审计报告。

负债情况与资金运作证明：提供企业的负债情况和资金运作的证明文件，以评估企业的偿债能力和资金运作能力。

外债合同或协议：提供与债权人签订的中长期外债合同或协议的正本，合同中需明确借款金额、利率、期限、用途、还款时间及适用法律等重要条款。如果合同是外文的，应另附合同主要条款的中文译本。

外汇信息：包括企业的外汇账户信息（如账户名称、账号、开户行等）、外汇局核准的外汇业务资格证书和企业的外汇收支结算报告等。

申请书：企业自拟的申请书，概述申请的背景、目的、外债的详细信息等。

真实性承诺函：企业承诺提交的所有信息真实、合法、完整。

项目计划书与还款来源说明：根据具体情况，可能需要提交项目计划书、还款来源说明等额外文件，以证明企业的业务真实性和还款能力。

股东决议或董事会决议：证明企业申请中长期外债已经过内部决策程序的同意。

特殊行业资质证明：如企业属于特殊行业，如环保行业或项目，需提供相应的行业资质证明或环保证明。

担保材料：如企业借款涉及担保，需提供抵押物清单、质押物清单、保证人资料等担保材料。

了解政策：企业需深入、全面地了解国家及地方有关外债管理的政策与规定。

确认资格：确认企业具备借用外债的资格，并已获得发改委、商务部门或其他相关部门的初步批准或备案。

准备材料：根据上述列出的文件清单准备相应的材料。

网上申报：登录国家外汇管理局相关系统或国家发展改革委门户网站“政务服务”频道，进行注册和登录，按要求填写信息并上传材料。

提交纸质材料：完成线上填报后，将纸质版材料报送至指定的政务服务大厅或通过邮寄方式提交。

审核流程：政务服务大厅对申请材料进行形式审查，随后由承办司局进行复审。

领取备案登记证明：审核通过后，企业可前往外汇管理局（或国家发改委）领取备案登记证明，或通过网上系统自行打印。

请根据自身情况，仔细准备以上材料，并遵循官方指导完成申请流程。如果有疑问、请咨询北京金九国际咨询服务有限公司获取准确的信息。