上海企业办理中长期外债备案需要的文件主要包括以下几类：

基本申请文件

关于办理外债审核登记的申请报告。

企业借用外债真实性承诺函及签字人员身份证复印件。

主体资格文件

申请主体、借用外债主体、担保主体（如有）的注册登记证明文件。

追溯至终实际控制人的借用外债主体股权架构图。

决议文件

依据公司章程出具的关于本次借用外债、对本次借用外债提供担保（如有）等事项的内外部决议文件。

财务报告

申请主体、借用外债主体、担保主体（如有）近三年及近一期财务报告（近三年的财务报告需经审计）。

历史记录文件

企业过往中长期外债获批文件及相应额度使用情况、信息报送情况等（如有）。

特定借款类型所需文件

对于申请借用国际商业贷款的，需提供经签署的贷款协议或同等效力文件；对于申请境外发行债券的，需提供承销机构出具的尽职调查报告和真实性承诺函。

机构出具的法律意见和真实性承诺函。

其他支持性文件

募投项目的审批、核准或备案文件，投资合同或意向书，项目的其它支持性文件（如适用）；信用评级报告（如有）。

总的来说，企业在准备这些文件时，应确保所有材料的真实、完整和准确，并按照相关程序和要求进行提交。同时，企业还需注意遵守国家相关法律法规和政策规定，确保债务行为的合法性和合规性。