上海企业办理境外投资备案需要提交的材料清单包括核准或备案申请表、项目申请报告及其附件、境外投资备案表、公司董事会决议或股东会出资决议等。以下是具体说明：

核准或备案申请表：这是向发改部门提交的初始文件，用于表明企业的投资意向和基本信息。

项目申请报告：企业可以根据实际情况填写，详细描述项目的各个方面，如投资目标、方式、金额、股权比例、经营范围等。

项目申请报告附件：包括但不限于投资主体营业执照复印件、投资主体近一个年度的审计报告、公司董事会决议或相关的出资决议、项目尽职调查报告、投标、并购或合资合作项目的中外方签署的意向书或框架协议、非货币对外出资的评估报告、自有资金出境证明、涉及银行融资的银行出具的含融资金额的意向书、投资决策人员签署的境外投资真实性承诺书等。

境外投资备案表：这是向商务部门提交的主要文件，用于记录境外投资的详细信息。

公司董事会决议或股东会出资决议：这些文件证明了企业内部对境外投资的决策过程和结果。

境外企业章程或并购合同、协议：如果涉及新设企业或并购，需要提供相应的企业章程或并购合同、协议。

投资主体近一个年度的审计报告：用于证明企业的财务状况和盈利能力。

前期工作情况说明：包括尽职调查、可研报告、资金来源说明、投资环境分析等，这些文件可以找一家代理机构办理撰写。

其他相关材料：如涉及敏感国家和地区、敏感行业的投资，可能需要额外的批准文件或合规性证明。

总的来说，企业在准备材料时，应确保所有文件的真实性和完整性，并按照相关部门的要求进行提交。