上海企业办理境外投资备案登记通常需要准备和提交以下文件：

境外投资备案申请表：企业需通过商务部的“境外投资管理系统”在线填写并打印，确保所有信息如实、完整，并加盖企业印章。

企业营业执照复印件：提供新的企业营业执照副本复印件，并且要加盖公司公章。

对外投资设立企业或并购的相关章程（合同、协议）：包括所有与境外投资相关的法律文件，如合资合同、收购协议等。如果是外文文件，则需要附上中文翻译件，同样需要加盖公章。

董事会决议或出资决议：由企业的董事会或其他有权决策机构作出的投资决定文件，证明公司内部已经批准了该境外投资项目。此文件也需要加盖公章。

境内投资主体企业的经审计财务报表：提供近一期经过审计的财务报告，以显示公司的财务状况良好，有能力进行境外投资。这些报表也应加盖公章。

特殊情况下所需其他材料：根据具体的投资情况，可能还需要提供额外的信息或文件，例如涉及敏感国家和地区、敏感行业的项目，则可能需要更详细的说明及相关部门的意见。

法人身份证明文件：如适用，还需提供投资主体法人的身份证明文件。

资金来源证明：有时会要求提供资金来源的证明文件，比如银行资信证明或者融资协议等。

投资项目的详细描述：包括但不限于投资金额、股权结构、经营范围、经营期限、投资具体内容等。

请注意，具体的材料清单可能会因为投资目的地的不同以及投资类型的差异而有所变化。此外，如果涉及到特定行业或地区，还可能需要遵循额外的规定和要求。因此，在准备文件之前，建议先咨询当地商务委员会或自贸区管委会，了解新的政策和具体要求。