北京企业办理境外投资备案时，通常需要准备和提交以下文件：

投资主体公司的营业执照副本；

境内企业申请信息表，需包含项目概况等内容；

新的境内企业财务审计报表；

对外设立或并购的相关协议；

境内企业章程及与境外投资相关的投资合同；

申请境外投资的前期工作情况说明，包括尽职调查、可行性研究报告、资金来源说明、投资环境分析等；

境外投资备案申请流程的企业境外投资主体信息表；

发改委要求的备案请示文件；

境外投资真实性承诺书；

企业内部关于拟成立境外全资子公司的决议；

项目背景说明；

追溯至终实际控制人的投资主体股权架构图；

资金证明（如银行存款证明原件）；

审计报告。

对于并购类对外投资，还需额外提交境外并购事项前期报告表。

需要注意的是，具体的要求可能会根据新的政策调整而有所变化。

因此，在准备材料前，企业可以咨询北京金九国际咨询服务有限公司，以确保所有材料符合现行规定，并使申请过程尽可能顺利。

此外，从2020年6月1日起，北京市对企业境外投资项目备案原则上采取无纸化方式申报，因此企业应当通过指定的在线平台进行申请并上传所需文件。