海牙认证：政策解读和合规操作

一、海牙认证政策解读

• 背景：1961年10月5日，海牙国际私法会议(HCCH)起草并签署了《废除外国公文书认证要求公约》，又称《海牙认证公约》。该公约旨在通过简化跨国公文认证程序，促进国际间的法律合作与文件流通。

• 目的：通过特定的官方机构对公文上其主管部门所做签字、盖章的真实性予以确认，从而简化文件在不同国家之间的认证流程，提高国际贸易和投资的效率。

• 适用于《海牙认证公约》的缔约国之间。截至2024年1月，已有126个国家成为该公约的缔约国。

• 中华人民共和国在2023年11月7日正式施行海牙公约，标志着中国企业在国际市场上办理外债、投资等业务时，可以享受更为便捷的文件认证服务。

• 附加证明书是文书出具国主管机关为公文书签发的一种验证证书，具有《公约》要求的固定内容，包括文书出具国、签署人及其身份、印鉴名称等4项文书基础信息，以及签发地、日期、签发人信息、附加证明书编号、签发机关印鉴与签名等6项证明信息共10个要素。

• 公文书加贴附加证明书后，可直接送往《公约》缔约国使用，无需办理传统领事认证。

二、合规操作

• 确认所需认证的文件属于海牙公约认可的范围，如公司注册证书、公司章程及组织大纲、董事在职证明、公司存续证明等。

• 了解目标国家对于海牙认证的具体要求和流程。

• 准备原始文件及其复印件。某些情况下还需提供翻译件，翻译件必须由机构出具，并附有译者的资格证明和签名。

• 在中国，可以向zui高人民法院批准的具有涉外公证职能的机构申请海牙认证。

• 在其他国家，需联系该国的具有海牙认证资质的公证机构。

• 向公证机构提交海牙认证申请，提供相关文件和个人身份证明。

• 填写申请表，说明认证目的和用途。

• 公证机构将对提交的文件进行审核，确认文件的真实性与合规性。

• 根据公证机构的规定支付相应的服务费和认证费。费用标准依据不同国家和机构而异，请提前咨询明确。

• 文件通过审核后，公证机构将在文件上加盖认证章，即“apostille”。

• 领取带有海牙认证章的文件，并核对认证信息无误。

• 经海牙认证的文件可在缔约国内直接使用，无需再进行额外认证。使用时，应随附相关的翻译件（如文件接收方要求）。

三、注意事项

• 确保文件的真实性和合法性，因为海牙认证仅对公文书上zui后一个印鉴、签名的真实性进行确认，不对公文书内容本身的真实性和合法性负责。

• 注意保持与公证机构的沟通，确保所有信息的准确无误。

• 留意文件的有效期等可能影响认证有效性的因素。